Как готовиться к выставке, с чего начать, как сэкономить, делая все вовремя, как привлечь внимание и удивить гостей на своем стенде? — типичные вопросы будущих экспонентов.
На примере главной отраслевой выставки зооиндустрии в нашей стране «Паркзоо», поделимся своим опытом подготовки к этому замечательному мероприятию. Надеемся, что статья будет полезна не только деятелям, связанным с зообизнесом, но также всем экспонентам из любых других отраслей. Заранее скажем, что успех мероприятия во многом зависит от его организации, и без четкой структуры вряд ли удастся достичь поставленных целей.
Компания RICH BREED — известный крупнейший производитель зооаксессуаров в России, продукцию которой вы, наверняка, встречали на полках зоомагазинов или маркетплейсах. Каждую минуту в России продается одна переноска и одна когтеточка, произведенная компанией RICH BREED.
Наша команда уже 8 раз становилась участником ежегодной «ПаркЗоо», которая традиционно проходит в конце сентября. Честно говоря, подготовка к будущей выставке всегда начинается ровно за год до мероприятия, то есть, в момент проведения текущей выставки. Мы фиксируем для себя все плюсы и минусы текущей экспозиции, рассматриваем других экспонентов, спрашиваем мнение у посетителей, делимся с командой идеями, которые можно реализовать в будущем.
В нашем случае, до конца декабря (за 8 месяцев до мероприятия) занимается примерно 60% площадей, отведенных под стенды. Секрета тут нет — большая часть участников уже на выставке объявляет организаторам о намерении участвовать через год. После договоренностей и предоплаты за стенд — участие вам гарантировано. Обязательно заранее ознакомьтесь с информацией на сайте вашей выставки.
Стенды обычно бывают двух типов: «стандартные», которые не потребуют от вас больших финансовых вложений, и «необорудованные», значительно крупнее, дороже, но зато более притягательные для гостей выставки и выделяющие вас среди других участников. Первые свои выставки мы брали стандартные стенды, но сейчас только крупные, островные, да и располагаемся обычно в самом начале при входе на выставку.
Обычно мы собираемся командой и составляем техническое задание на стенд, опираясь на предыдущий опыт и имея представление о том, что бы хотелось подчеркнуть: новинки, фирменный цвет, нюансы размещения экспонатов. Обязательно создаем предварительный план стенда.
С набором пожеланий, референсов и указаний, именуемых в дальнейшем ТЗ, мы проводим тендер. Рассылаем ТЗ сразу в несколько компаний-застройщиков (обычно не менее 10-ти), а через пару недель получаем множество абсолютно разных проектов. Остается только выбрать исполнителя или объявить повторный тендер. Чтобы сэкономить начинайте разработку стенда за 4-5 месяцев до мероприятия, за срочность придется доплачивать. Вот несколько интересных дизайн-проектов, которые, к сожалению, не подошли по тем или иным причинам:
В 2024 году мы в итоге остановились на таком варианте. Первая версия стенда не совсем соответствовала нашему ТЗ и имела другой дизайн, но после просьбы изменить расположение была разработана новая версия, практически не требующая доработок.
Самая часто возникающая проблема в дизайне стенда — «попадание» в нужный цвет. Например, в отличие от первичного макета, в готовой версии нашего стенда розовый цвет стал значительно светлее. Дело в том, что при печати одного и того же цвета на разных материалах — он будет кардинально отличаться.
Но внешний вид стенда — это лишь часть дела. Каждый сантиметр пространства также тщательно рассчитывается с учетом габаритов продукции.
Предупреждаем, случается, что в процессе подготовки к мероприятию, дирекция выставки или площадка, где проходит мероприятие, внезапно вносят изменения (например, в размер или расположение стенда). К этому нужно относиться по-философски и быть просто готовым: заранее проговорите этот момент с застройщиком-исполнителем.
После утверждения проекта стенда начинается тщательная работа над планограммами. В первую очередь это необходимо для обеспечения функциональности и эстетики. Кроме того, есть еще одна важная причина: накануне выставки, в день постройки стенда, когда застройщик завершает свои работы, времени на разгрузку машины и расстановку товаров остается обычно несколько часов. Поэтому мы заранее планируем выкладку каждого SKU товара, тем самым значительно экономим время и упрощаем задачу для всех сотрудников на стенде.
За два месяца до выставки наш офис превращается в большой творческий беспорядок. Каждую стойку, каждую полку стенда мы повторяем в офисе и фотографируем. 80% товара для стенда собирается и упаковывается в офисе. Выглядит это примерно так.
Обычно мы приезжаем за день до начала выставки, чтобы проконтролировать процесс застройки, оформить необходимые документы, а также выгрузить и расставить товары. Порой возникают сложности, которые нужно решать оперативно и в процессе, но всегда успешно справляемся с возникающими задачами. Плюс всегда можно обратиться за советом к организаторам выставки.
Важно учесть, что любая выставка — это не только визуальная составляющая, но и взаимодействие с посетителями, новые знакомства и получение контактов потенциальных клиентов. Мы тщательно планируем, как привлечь внимание к стенду, чтобы удивить зоорынок, создать WOW-эффект, остаться в памяти посетителей. На каждой выставке на нашем стенде работают топ-модели, которые собирают массу внимания у гостей. Вокруг стенда прогуливается наш маскот собака-робот «Рич», который танцует и развлекает публику.
В августе 2024 года наша компания построила САМУЮ ВЫСОКУЮ КОГТЕТОЧКУ НА ЗЕМЛЕ 12 метров 77 см. А на сентябрьской выставке «ПаркЗоо» мы установили ее копию, уменьшенную в 3,5 раза.
В заключение, хотим отметить, что процесс подготовки к любой выставке всегда гораздо более сложный, чем может показаться на первый взгляд. Мы поделились с вами наиболее интересными моментами нашего закулисья. За привлекательной картинкой и крутыми проектами всегда стоит большая команда и много труда.
Обязательно участвуйте в профильных выставках, если ваш бизнес нацелен на долгосрочное развитие!
Следующая выставка «ПаркЗоо-25» пройдет с 24 по 26 сентября 2025 года. RICH BREED готовит еще больше новинок, эксклюзива и вау-проектов. Мы уверены, что все усилия, вложенные в подготовку, принесут свои плоды. Увидимся осенью в Крокус Экспо!
Поделиться статьей
